de sociale dienst van drie gemeenten in de Achterhoek: Aalten, Doetinchem en Oude IJsselstreek. Conclusie: de menselijke maat was bij de uitvoeringsorganisatie ver te zoeken en de helft van de klanten durfde hierover niet eens te klagen, uit angst om te worden gekort op de uitkering. “Zo’n rapport overvalt je even, maar we hebben het uiteindelijk omarmd en gezien als een spiegel die ons werd voorgehouden”, zegt Laborijndirecteur Jan-Henk Janssen. De menselijke maat terugbrengen in zijn organisatie, is een van zijn belangrijkste taken. “Het uitgangspunt is dat we onze klanten behandelen zoals we zelf behandeld willen worden. Het houdt in dat je minder handelt uit wantrouwen en niet achter iedere boom een fraudeur ziet.”
Laborijn voerde een aantal concrete veranderingen door. Brieven worden voortaan zoveel mogelijk opgesteld in ‘normaal Nederlands’ in plaats van in juridisch jargon. Klanten kunnen via een formulier direct feedback geven op de service en de organisatie is platter gemaakt. Het managementteam heeft nu veel directer contact met professionals, die tegelijkertijd meer ruimte krijgen. “Uit de gesprekken met onze consulenten bleek dat zij wel degelijk wilden handelen vanuit menselijkheid, maar te zeer gevangen zaten in het systeem. Uit angst om fouten te maken werden ze voorzichtiger, wat resulteerde in een te strakke houding naar de klant.”
Afgerekend op de cijfers
Dit verhaal klinkt Marc Hertogh bekend in de oren. De hoogleraar rechtssociologie van de Rijksuniversiteit Groningen deed jarenlang onderzoek naar de bureaucratie bij gemeentelijke sociale diensten en uitkeringsinstantie UWV, een organisatie die hij duidt als ‘uit de kluiten gewassen en heel inflexibel’. Zijn onderzoeksteam liep rond tussen medewerkers en ontdekte dat de sociale dienst en het UWV deels gevangen zitten in de wetten die ze moeten uitvoeren. Vooral de invoering van de Fraudewet – voluit: de Wet aanscherping handhaving en sanctiebeleid SZW-wetgeving – in 2013, waarmee de overheid strenger toeziet op fraude en ook kleine fouten wil beboeten, trok de medewerkers van de uitvoeringsorganisaties strakker in het korset. De bureaucratie-expert juicht daarom toe dat de Tweede Kamer met het voorgenomen parlementair onderzoek ook zichzelf onder de loep neemt. “Politici moeten bij het invoeren van regels ook praten met burgers en professionals om te kijken of die regels werkbaar zijn. Ik ben niet de eerste die daarop hamert. De uitvoeringspraktijk moet hoger op de politieke agenda.” De Groningse hoogleraar zag bij het UWV dat medewerkers het hart zeker wel op de goede plek hebben, maar gebonden zijn aan protocollen. “Als leidinggevende is het moeilijk om te zien wat medewerkers aan het loket, om ze zo maar even te noemen, de hele dag doen. Om dat toch te controleren worden zij, en ook hun collega’s bij de sociale dienst en andere uitvoeringsorganisaties, afgerekend op de cijfers. ‘Hoeveel boetes deel je uit? Hoeveel uitkeringen heb je teruggedrongen?’ Het probleem in zo’n systeem is dat je vooral werkt vanuit de doelstelling van de organisatie en geen of weinig oog hebt voor de persoon met de uitkering. Met als gevolg dat de professionals gefrustreerd rondlopen en uitkeringsgerechtigden teleurgesteld raken omdat er niet naar hen geluisterd wordt. Zo verdwijnt de menselijke maat.”
Bureaucratie als buffer
Een telefonisch uitstapje naar Nijmegen brengt ons bij René Ten Bos, een markant figuur met een even afwijkende passie voor bureaucratie als voor cowboylaarzen. Type scherpe geest en dito tong. De Denker des Vaderlands van 2017 is hoogleraar filosofie aan de Radboud Universiteit en organisatiekundige. Vanuit die achtergrond schreef hij het boek ‘Bureaucratie is een inktvis’ (winnaar Socratesbeker 2016), waarin hij met een mengeling van bewondering, cynisme en vrolijkheid het voor hem fascinerende fenomeen beschrijft. Altijd benadrukt hij dat bureaucratie, ondanks het negatieve gevoel dat burgers erbij hebben, noodzakelijk is voor een samenleving. “Daarvoor moeten we terug in de geschiedenis. Grof geschetst is bureaucratie een buffer tussen de koning en het volk: de corps intermédiaire, zoals Montesquieu het zei. De bureaucratie omschrijft regels en tempert daarmee de macht van de koning. Omgekeerd zorgt het ervoor dat het volk niet te hard van stapel loopt en bij het minste of geringste de koning eruit kan gooien. Dat zorgt voor continuïteit.”
Centraal in het denken over bureaucratie staan bij Ten Bos de functionele en de persoonlijke mens. De functionaris kan vanuit zijn kantoor en functie niet persoonlijk geraakt worden, zolang deze mens regels volgt en zijn of haar keuzes kan verantwoorden. Voornamelijk ingegeven door de psychologie van de angst zoekt de functionaris bescherming in zijn functie. Als vanzelf verdwijnt dan de empathie. De persoonlijke mens maakt juist empathische keuzes, minder vanuit rechtmatigheid. “De functionaris doet aan accountability, de persoonlijke mens neemt verantwoordelijkheid. Verantwoording afleggen tegenover verantwoordelijkheid nemen, dus. Dat zijn twee heel verschillende begrippen.”
Slaaf van het systeem
Voor dienstverlening met menselijke maat is het volgens Ten Bos nodig dat medewerkers de functionele mens ook kunnen loslaten, zodat er ruimte blijft voor de persoonlijke mens, die buiten de bureaucratie staat. “Bij de Belastingdienst, na de toeslagenaffaire een van de hoofdrolspelers in het parlementair onderzoek, was daar juist geen ruimte meer voor. En dan ontstaat er als vanzelf meer bureaucratie.” Een bureaucratie moet een systeem controleren, licht hij toe, maar heeft tegelijkertijd weinig controle over zichzelf. Daardoor groeit de bureaucratie haast per definitie naarmate de tijd vordert. Zo werd de Belastingdienst slaaf van haar eigen systeem van verantwoording en greep de bureaucratie er de macht. “De accountability was prima op orde, de verantwoordelijkheid lapte de Belastingdienst aan de laars.” Ten Bos heeft slechts een matig vertrouwen in het parlementaire onderzoek dat wordt uitgevoerd door leden van de Tweede Kamer. Bureaucratie terugdringen is geen eenvoudige taak, aldus de Twentenaar, en reparaties aan bureaucratische imperfecties leiden paradoxaal genoeg juist tot meer bureaucratie en dus tot meer imperfecties. Weinig cryptisch zegt hij dat de leden van de onderzoekscommissie straks, als gevolg van het onderzoek, een aantrekkelijke bestuursfunctie in diezelfde bureaucratie wacht. “Het heeft weinig zin dat deze mensen, die onderdeel zijn van de bureaucratie, de bureaucratie gaan beoordelen.”
Controleparadox
Volgens de Radboud-academicus keert de menselijke maat in het sociaal domein terug wanneer macht en beslissingsbevoegdheid meer naar de professionals verschuift. Terug naar vroeger, dus, naar een herwaardering van de professional, zoals die nu ook door de coronacrisis wordt aangewakkerd. “Sommige zorgmedewerkers ontvangen een salaris waarvan je niet of nauwelijks kan leven. Er is een totale disbalans in wat managers en professionals verdienen, zoveel is wel helder. Het zijn de professionals die zien dat mensen eenzaam thuis zitten, die weten wie er schuilgaat achter het gezicht van de verwarde man. De managers hebben daar over het algemeen niet of veel minder kijk op. In de bestuurslaag wordt gekeken naar getallen, naar betaalbaarheid en verantwoording, niet naar de persoonlijke, concrete problematiek.” Ten Bos is kritisch over de rol van managers, ook die in het sociaal domein. Was de manager vroeger een arbeidsbegeleider, tegenwoordig is het meer een controleur van professionals. Dat bezorgt hem hoofdbrekens. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de samenleving professionals, zoals dokters, tandartsen en verplegers, het meest vertrouwt, terwijl bestuurders, managers en politici het meest worden gewantrouwd. “Hoe kan het zo zijn dat mensen die we niet vertrouwen, de opdracht hebben om de mensen die we wel vertrouwen te controleren? Ik noem dat de controleparadox.” Hij voert het ‘spook van de accountability’ op dat door de gangen van zorginstellingen waart en waardoor professionals nu 4 keer zoveel administratie moeten overleggen als 25 jaar geleden. “Toen bedroeg dit 8 procent van het werk, inmiddels is dat 32 procent. Gek genoeg komt dit mede door transities die de zorg juist beter moeten maken.”
Hertogh kent uit de praktijk ook managers die hun professionals wél de ruimte geven. “Er zijn twee soorten leidinggevenden. Je hebt de managers die de professional continu op de huid zitten en je hebt degenen die zeggen: ‘Hier heb je de kaders, daarbinnen heb je alle vrijheid en over twee maanden komen we weer eens bij elkaar om te kijken hoe het gaat’.”
Informele aanpak
In tijden van crisis, zoals nu, worden mensen gedwongen om verantwoordelijkheid te nemen en regels te laten varen, aldus Ten Bos. Je verschuilen achter je functie werkt niet. Er wordt minder gevraagd om verantwoording, pragmatisme en meelevendheid voeren de boventoon. “Neem nog even die zorgprofessionals. Zij werken negen of tien uur per dag voor een mager loon en zoeken met alleen een mondkapje op het gevaar op. Er wordt nu meer gekeken vanuit hun perspectief, naar wat zij nodig hebben om goed te functioneren. Zo hoort het wat mij betreft te gaan in een professionele bureaucratie. De grote vraag is: blijft deze waardering bestaan na de crisis?”
Hertogh denkt dat managers een deel van de oplossing in handen hebben. De menselijke maat is te organiseren, meent hij. “Dat is helemaal niet zo ingewikkeld. Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken loopt bijvoorbeeld een project dat ‘Passend contact met de overheid’ heet. Het ministerie begeleidt pilots, gericht op de informele aanpak. Dit komt er simpel gezegd op neer dat ambtenaren sneller het persoonlijke contact met de burger moeten zoeken.” Komt er bijvoorbeeld een ingezonden klacht of brief binnen, dan moeten zij die niet direct naar de bezwaarcommissie doorsturen waar vijf juristen zich erover buigen, de beantwoording vijf weken duurt en de burger met de rug tegen de muur wordt geduwd. “Burgers waarderen het juist enorm als een ambtenaar de telefoon pakt, luistert en eenvoudigweg helpt. Je moet de processen wat veranderen, mensen anders gaan opleiden, maar het is zeker mogelijk.”
Ten Bos is een iets andere mening toegedaan. “De menselijke maat valt niet te organiseren, die kun je alleen in jezelf ontdekken. Het lukt door een beroep te doen op je eigen moraliteit en de menselijkheid van medewerkers niet af te straffen.” Het Achterhoekse Laborijn heeft zijn professionals na de tik op de vingers door Berenschot meer handelingsvrijheid en meer eigen verantwoordelijkheid gegeven, meer ruimte om als functionaris hun persoonlijke mens aan te spreken. Janssen: “Onze mensen zijn allemaal goed opgeleid en kennen het juridisch kader door en door. En zij zijn degenen – niet ik – die dagelijks contact hebben met uitkeringsgerechtigden. Daarom is het belangrijk dat zij de beslissingen nemen en dat wij, de managers, hen vooral faciliteren in plaats van controleren.”
